Meetings professionell gestalten

In Unternehmen verbringen die Mitarbeiter viel Zeit in Meetings. Umso ärgerlicher, wenn die Besprechungen nicht effizient ablaufen. Hier einige wichtige Grundregeln

In vielen Unternehmen grassiert das «Meeting Hopping»: Kaum ist eines zu Ende, beginnt das nächste. Laut aktuellen Umfragen verbringen Führungskräfte der mittleren Managementebene sowie Projektleiter etwa 30 bis 40 Prozent ihrer Arbeitszeit in Besprechungen.

Dabei empfinden sie rund ein Drittel der Zeit als Verschwendung, weil häufig die Vorbereitung nicht effizient und die Vorgehensweise nicht zielführend sei. Zudem könnten sie die Zeit besser für die Erledigung ihrer Aufgaben nutzen. Fazit: eine grosse Unzufriedenheit mit schwerwiegenden Folgen. Ineffiziente Meetings kosten die Unternehmen Jahr für Jahr enorme Summen.

Die Grundsatzfrage

Bevor Sie mit der Organisation eines Meetings beginnen, stellen Sie doch einmal die Frage: «Brauchen wir wirklich ein Meeting zu diesem Thema?». Prüfen Sie, ob eine Telefonkonferenz, eventuell verbunden mit dem Einsatz einer so genannten Instant Messaging- und Konferenz-Software nicht eine sinnvolle und vor allem kostengünstigere Alternative darstellen würde.

Vor- und Nachteile von Meetings

Die Vorteile von Meetings liegen auf der Hand: Fragen können von Angesicht zu Angesicht besprochen, auftretende Missverständnisse unmittelbar geklärt und komplexe Problemstellungen umfassend erörtert werden. Besprechungen fördern das Bewusstsein für Team- und bereichsübergreifende Zusammenarbeit. Für manche schwierige Entscheidungen ist die Akzeptanz nur im Rahmen einer Sitzung zu erzielen.
Zu den eindeutigen Nachteilen zählen die direkten und indirekten Kosten, die durch das Abhalten von Meetings verursacht werden, sowie – neben der eigentlichen Zeit in der Besprechung selbst – die Vorbereitung, der Weg hin und zurück zum Ort der Sitzung usw. – also Zeit, die für die  eigentlichen Aufgaben «verloren» geht.

Vor dem Meeting

Ist die Frage nach einer Zusammenkunft positiv geklärt, geht es an die Vorbereitung. Nennen Sie in der Einladung – die natürlich rechtzeitig bei den Teilnehmern eintreffen muss – deutlich den Ort (einschl. Raum, Etage), Datum und Uhrzeit. Fügen Sie eine klare Agenda an, aus der mit knappen Worten ersichtlich wird, welche Themen zu besprechen und welche Entscheidungen zu fällen sind – das Ganze mit einem Zeitplan.
Am besten eignet sich ein Layout in Tabellenform, die Sie während des Meetings auch gleich als Protokoll nutzen können (siehe Beispiel). Darin sind unter anderem eine Spalte «Massnahmen», in der Sie dann vermerken, was zu tun ist, und eine Spalte «Termin», in der festgehalten wird, bis wann die Massnahme umzusetzen ist. Ebenso noch die Angaben, wer für die Umsetzung zuständig ist (Spalte «Wer») und welche Person(en) eventuell unterstützend mitwirken.

Während des Meetings

Gleich zu Beginn kurz klären, ob alle Teilnehmer mit der vorgeschlagenen Agenda einverstanden sind oder eventuelle Punkte hinzugefügt werden müssen. Auch hier ist Vorsicht geboten, damit aus den geplanten zwei nicht fünf Stunden werden. Und die gewünschten Zusatzpunkte sollten auch nicht andiskutiert werden.
Dann kann es losgehen: Dank Ihrer vorbereiteten Protokolltabelle können Sie gleich festhalten, wie die einzelnen Tagesordnungspunkte (TOP) besprochen und entschieden wurden, welche Massnahmen beschlossen und wer bis wann hierfür zuständig ist. Komplexe Fragestellungen zu Strukturen oder Prozessen sind am besten in visualisierter Form verständlich – im Idealfall haben Sie entsprechende Unterlagen schon im Vorfeld mit der Einladung verteilt. So vermeiden Sie endlose Diskussionen.

Tipps

• Im Vorfeld Notwendigkeit der geplanten Besprechung prüfen.
• Einladung mit Tagesordnung und Zeitplan an Teilnehmer verteilen.
• TOP in tabellarischer Form schon im Protokollformat gestalten.
• Teilnehmer bitten, ihre Mobiltelefone auszuschalten.
• Protokolltabelle während des Meetings kontinuierlich ergänzen.
• Frage «wer macht was bis wann» festhalten.
• Komplexe Fragestellungen visualisieren.
• Am Ende Kernpunkte und eventuelle Entscheidungen kurz wiederholen.
• Protokoll spätestens einen Tag nach der Sitzung verteilen.
• Nicht vergessen: Sinn und Zweck des Protokolls ist die Verfolgung der beschlossenen Massnahmen.